Od strony programowo organizacyjnej to na początek potrzebne są 3 rzeczy:

• MIEJSCE – najlepiej nad jeziorem, rzeką skoro biwak ma być wodny,
• SPRZĘT – na czymś te zabawy będą się musiały odbyć,
• KADRA– specjaliści (najlepiej z harcerstwa) znający się na wybranych aktywnościach wodnych.

A dalej program dostosowany do wieku uczestników i ich doświadczenia w zasadzie będzie „układał się sam”.

Gdy mamy pomysł co, gdzie i z kim będziemy robić, trzeba przejść do formalności. Od strony formalnej trzeba sprawy poukładać w sposób uporządkowany.

Kadra

Komendant i kadra – znaleźć komendanta biwaku, powołać go (najlepiej pisemnie) rozkazem komendanta hufca, albo chociaż słownie przez komendanta hufca (ale przy świadkach), stosownie do planowanych zajęć zapewnić specjalistów od kajakowania, pływania wpław, czy żeglowania.
  

Bezpieczeństwo

Należy zorganizować tak miejsce i sposób prowadzenia zajęć na wodzie, aby zminimalizować wszelkie ryzyko np. zgodnie z zasadami prowadzenie „pływań pod nadzorem” i zapewnić kamizelki asekuracyjne dla każdego, środki ratunkowe na każdą jednostkę.
  

Zabezpieczenie:

1. ratownicze - łódź zabezpieczania ratowniczego w zależności od warunków i akwenu może być wiosłowa, motorowa lub żaglowa. Przy czym motorówka wystarczy, aby ogarnąć nawet 20 jachtów (jeśli towarzystwo na nich też jest kumate), a szalupa wiosłowa czy jacht żaglowy na 10, potem na każde kolejne 25 jednostek potrzebna jest następna łódź zabezpieczająca. Minimalna obsada łodzi ratowniczych, to 2 osoby... koniecznie obie potrafiące ją obsłużyć (najlepiej obie z patentem); nie może być tak, że na łódź ratowniczą wsiada sobie pan kapitan i bierze na sztukę, na balast jakiegoś szczypiorka! Może się zdarzyć, że jedna osoba będzie musiała się przesiąść na „bawiąca się łódkę” i wtedy trzeba dwie jednostki bezpiecznie sprowadzić do brzegu.
2. medyczne – min. ratownik ZHP z apteczką

Sprzęt:

Sprzęt należy wybrać stosownie do zaplanowanego programu i tego, co jest dostępne na wybranym akwenie, koniecznie musi być sprawny i to komendant biwaku odpowiada za to głową.
  

Ubezpieczenie

1. Ubezpieczenie NNW – część hufców ma całoroczne polisy ubezpieczeniowa dla swoich członków, na wszystkie zarejestrowane imprezy... jeśli takiego nie ma, należy wykupić specjalnie na biwak.
2. Ubezpieczenie OC kadry - jest indywidualną sprawą każdego instruktora. Dowiedz się w hufcu o możliwość indywidualnego dokupienia dla siebie ubezpieczenia OC. W ramach pakietu posiadanego przez hufiec oferta powinna być lepsza, niż ta, która się otrzyma samemu idąc do brokera.

Zgoda rodziców

Zgoda rodziców (dla niepełnoletnich) lub oświadczenie własne (pełnoletnich) z klauzulą o braku przeciwwskazań zdrowotnych do uprawnia turystyki i zabaw wodnych i adnotacją, że zapoznali się z regulaminem.
Jeśli drużynowy ma podpisane całoroczne zgody rodziców na wszystkie formy pracy, wówczas należy zadbać o przekazanie im podstawowych informacji, na przykład wysyłając gotowy regulamin.
  

Regulamin imprezy - wzór

Regulamin trzeba napisać, zatwierdzić (najlepiej uchwałą komendy) i zapoznać z nim uczestników. Regulamin biwaku powinien zawierać co najmniej takie punkty:

1. nazwę i adres, telefon organizatora (np. komenda hufca ZHP, drużyna),
2. imię, nazwisko i stopień komendanta biwaku ewentualnie nazwiska i uprawnienia specjalnościowe prowadzących poszczególne zajęcia (kajaki, żagle, pływanie wpław itd.),
3. termin biwaku,
4. miejsce biwaku,
5. sprzęt - podstawowe informacje nt. sprzętu specjalnościowego (wersji minimum wystarczy np. 4 jachty klasy Omega),
6. bezpieczeństwo - podstawowe informacje nt. wyposażenia uczestników w sprzęt zabezpieczający i ochronny lub ratunkowy  (wersji minimum wystarczy np. napisać o obowiązku noszenia kamizelek asekuracyjnych przez wszystkich od momentu wejścia na keję),
7. nocleg i wyżywienie – na łódkach czy pod namiotami, informacja o śpiworach i karimatach itd. prowiant składkowy, każdy przywozi własny czy robicie zrzutkę i kupujecie coś do gotowania razem itd.,
8. koszty albo odpłatność - odpłatność może być niższa od kosztów, gdy macie do finansowanie, nie powinna być wyższa, gdy impreza
9. zasady kwalifikowania uczestników biwaku (np. drużynowi z hufca którzy zgłoszą do dnia itd.),
10. maksymalną ilość osób uczestniczących w całym biwaku jaki i w poszczególnych zajęciach,  w tym jeśli jest taka sytuacja, że część zajęć odbywa się równolegle maksymalna ilość uczestników przypadających na jednego prowadzącego zajęcia,
11. reguły zachowania się uczestników w czasie realizacji zajęć – tu najczęściej prócz tradycyjnego „przestrzegania prawa harcerskiego” będzie odesłanie do regulaminów szczegółowych np. regulaminu pływań, regulaminu przystani, regulaminu kąpieli itp. w zależności co i gdzie robicie.

 
PS. Polecamy jeszcze wodne instrukcje ZHP.